온라인 오피스로 학교업무분장 줄이기
온라인 오피스로 학교업무분장 줄이기
정보교육부장 개인으로서 수년간 고민해왔던 스마트 워크를 올해부터는 학교 전체 업무의 효율1과 효과2를 높이려고 노력하기 시작했습니다. 협업을 해야만 하는 업무의 선생님들께 스마트 워크를 홍보하는 중 청소계 선생님과 함께 하게 되었습니다.
1. 업무분장
모든 학교에서는 학생들을 교육시키는 고유의 기능 이외에도 학교를 운영해야하는 다양한 업무분장을 운영하고 있습니다. 교육 이외의 업무는 잡무라고 할 수 있으며, 많은 선생님들은 잡무를 처리하고 있습니다.
2. 청소계 업무 처리 과정과 스마트 워크 처리 과정
2.1. (기존) 청소계 업무 처리 과정
① 각 교실 및 사무실 청소도구 수합 : 메신져로 직접 내용이나 파일 수합, 학급 또는 학년 회람
② 주문 : 수합한 내용 모아서 교무행정실무사 전달 및 구입
③ 분배 : 정리한 내용을 보고 해당 반 분배
※ 처리시간 : 일주일 이상
2.2. 스마트워크 처리과정 (3단계 : 담당자가 쉬트 작성 - 해당자가 내용 작성- 교무행정실무사 구입 및 분배)
① 수합 : 원드라이브에 온라인 쉬트와 작성요령 작성, 메신져로 링크 공유
①-1. 원드라이브 로그인 : http://onedrive.com
①-2. 원드라이브에서 파일을 관리할 때 폴더를 사용하면 편리함. 폴더 생성.
①-3. 해당 폴더에 엑셀 통합 문서 생성.
①-4. 엑셀파일 이름 변경 : 위쪽 가운데의 '통합문서1'을 눌러 '청소용품조사'로 변경
①-5. 작성 대상자들이 어떤 내용을 입력해야하는지 정확히 알 수 있도록 칸을 구분합니다. 해당 셀에 색을 지정해서 시인성이 좋게 만들어야 작성하기도 편하고, 해석하기도 편합니다. 함수를 정확하게 지정해야 수합이 편리합니다.
①-5-1. 교실칸, 소계, 전체 통계칸 작성 및 함수 입력 : 소계합 및 소계들의 합
①-5-2. 교과교실칸 작성
①-5-3. 사무실칸 작성
①-5-4. 작성한 문서 전체
청소용품조사.xlsx①-6. 권한을 로그인 없이도 편집가능하게 하여 계정이 없는 사람도 편집이 가능하게 합니다.
①-7. 메시지로 문서 링크를 보내면서 작성 요령을 명확히 안내하여 정확한 내용을 입력할 수 있도록 이해시켜야 합니다. 특히 작성기한을 제시하는 것은 업무시간을 단축시키는 요령입니다.
①-8. 대상자들은 자신의 컴퓨터에서 필요한 만큼 입력합니다. (위 그림들 참고)
② 주문 : 쉬트 복사후(백업) 교무행정실무사에게 전달 및 구입
- 백업하는 이유는 나중에 입력하여 업무에 차질이 생기는 일이 없도록 증거자료를 만드는 것입니다.
- 또는 링크의 편집권한을 삭제하고, 교무행정실무사를 직접 사용자 공유시키면 됩니다.
③ 분배 : 주문 및 분배 과정을 쉬트에 입력
※ 처리시간 : 일주일 이내
3. 온라인 오피스 처리 효과
수합 및 정리가 동시에 되어 처리 시간과 업무 양이 줄어들었습니다. 실제로 동학년 회의나 회람, 메시지, 전화 등이 줄었습니다.
처리 과정을 투명하게 공개할 수 있습니다. 언제 무엇이 오는지 시트만 보면 알 수 있기 때문에 불필요한 질문이 줄어들 수 있습니다.
당연한 이야기지만 업무시간이 줄어들기 때문에 학생들에게 집중할 수 있는 시간이 늘어났습니다.
4. 기대점
업무를 효율적으로 진행할 수 있어 몇몇 업무분장을 줄일 수 있을 것입니다. 특히 청소계와 같이 단순히 수합, 구입, 분배의 일을 해야하는 업무는 충분히 대체가능할 것 같습니다.
업무를 집중하여 처리하는 혁신학교 방식의 업무분장을 운영하는 학교에서는 특히 유용할거 같은 생각이 듭니다.
5. 마치며
잡무들은 학교운영에 꼭 필요한 일입니다. 하지만 학생 교육의 의무와 책임이 있는 선생님들이 이외의 업무에 본업을 소홀히 할 수 밖에 없는 학교행정시스템이 문제라고 생각합니다. 근본적인 원인을 해결하지 않고 잡무처리를 선생님과 몇몇 실무사들로 이루어진 업무전담팀에 전가하는 혁신학교 방식도 문제일 수 밖에 없습니다.
이런 상황에서 스마트 워크를 이용하여 업무시간을 줄인다면, 우리 고유의 교육업무를 더 집중할 시간이 더 확보될 것입니다.