구글 드라이브와 MS 오피스365 비지니스 특징 및 공유방식 비교 (스마트 워크)

구글 드라이브와 MS 오피스365 비지니스 특징 및 공유방식 비교 (스마트 워크)

  구글 드라이브(Google Drive)는 전통적인 웹 오피스의 강자입니다. 수년간 다양한 브라우져와 기기에서 서비스하며 안정성을 높였습니다. 그에 비해 MS는 오프라인 오피스의 강자였지만 근래에 이르러 웹 오피스로서 많은 발전을 이루었습니다. 5년간 구글 드라이브를 사용하고, 1년간 MS 오피스 365 비지니스(MS Office 365 Business)를 사용하면서 느낀 점들을 정리해 보았습니다.

1. 구글 드라이브의 특징

  1.1. 즉시성 및 안정성

  실시간으로 입력 및 편집하는 기술은 바로 옆에서 사람이 치는 것 같은 자연스러운 느낌을 줍니다. 입력하는 글자들은 즉시 다른 구성원들에게 보여집니다. 언제 어디서나 접속이 가능하여 필요한 순간마다 사용할 수 있는 안정성도 뛰어납니다. 또한 자동으로 저장되는 기능이 있어 기기 오류에서도 자료가 사라질 위험이 없습니다.

  1.2. 생산성 향상

  스프레드 쉬트에서 다양한 단축키들을 지원합니다. 채워넣기(Ctrl + D), 행 삭제(Alt + D → D) 등 엑셀과 상당부분 단축키들을 공유함으로써 문서 생산성이 향상되었습니다. 

2. MS 오피스 365 비지니스

  1.1. 즉시성 및 안정성

  구글 드라이브 정도는 아니지만 몇초 이내로 구성원들이 입력하는 내용들이 나타납니다. 안정성도 눈에 띄게 향상되어 예전 스카이드라이브(Skydrive) 시절과는 다르게 접속이 되지 않은 적이 없습니다.

  1.2. 생산성 향상

  MS 오피스를 개발한 회사의 서비스라 바로 MS 오피스입니다. 하지만 웹 오피스는 기능이 제한적이고, 다양한 단축키들을 지원하지 않아, 컴퓨터에 설치된 엑셀, 파워포인트, 워드로 연결하여 입력할 때 생산성에 유리합니다.

  1.3. 단점 : 동기화문제

  컴퓨터에 설치된 오피스 프로그램들과 웹 오피스의 실시간 협업으로는 동기화 문제가 발생하고 있습니다. 하지만 문서의 같은 부분(줄)만 편집하지 않고 다른 부분을 서로 입력한다면 문제는 없을거 같습니다. 에버노트의 '충돌'오류와 매우 비슷합니다.

1.4. 단점 : 로그인 풀림 문제

  웹 브라우져, 안드로이드 스마트폰과 아이패드 앱에서 로그인이 자주 풀립니다. 급하게 필요한 자료를 이용하려 할 때 복잡한 암호를 입력해야서 시간이 지체되는 경우가 많았습니다.

2. 공유방식 비교

  2.1. 구글 드라이브

   ① 링크를 통한 공유 : 로그인이 필요없이 링크를 통해 문서를 공유하고 협업할 수 있습니다. 구글에 가입하지 않았거나 혹은 IT에 두려움이 있는 사람들과 협업할 수 있는 방법입니다. 수정, 댓글 작성, 보기 가능한 권한을 부여할 수 있습니다.

    ② 링크 공개범위 설정 : '더보기'를 눌러보았습니다. 링크 공개 범위를 설정할 수 있습니다. 모든 사용자가 찾을 수 있는 웹에 공개, 링크가 있는 사용자만 사용할 수 있는 사용, 링크를 통해 공개하지 않는 사용안함으로 설정할 수 있습니다.

    ③ 링크 공유 권한 부여 : 링크공유에 대한 자세한 내용은 아래 바로가기를 통해 설명하겠습니다.

                                ※ 링크 공유에 대해 자세히 알아보기 바로가기

    ④ 사용자 공유 : 링크를 통해서 뿐만 아니라 다른 구글 계정 이용자와도 협업이 가능합니다. 사용자 칸에 이름 또는 이메일 주소를 입력하고 오른쪽에 권한을 선택하면 됩니다.

⑤ 공유 활용 : 이 방법으로 구글 드라이브 내의 어떠한 개체도 공유할 수 있습니다. 문서 뿐만 아니라 사진, 동영상, 음악 파일, 폴더도 가능합니다.

2.2. MS 오피스 365 비지니스

    ① 사용자 공유 : 각 사용자들과 공유합니다. 로그인 필요를 표시하면 오피스 365 비지니스에 가입한 같은 회사 사용자들만 초대가 가능합니다. 구글 드라이브와는 다르게 폴더는 사용자 추가로만 가능합니다.

    ② 링크 설정 : 링크를 통해 공유가 가능합니다. 

    ③ 링크 권한 : 같은 회사내 계정 소유 여부를 지정할 수 있습니다. (작성됨)이라는 표시는 해당 권한을 사용하고 있다는 뜻이고, 각각의 권한별 링크를 동시에 생성할 수 있습니다. 즉 보기 링크, 편집 링크를 따로 만들 수 있습니다.

    ④ 링크 만료 설정 : 해당 링크가 만료되는 시간을 지정할 수 있습니다.

    ⑤ 사용자 권한 수정 : 공유할 사용자 탭에서 공유한 사용자들의 권한을 수정할 수 있습니다.

2.3. 비교결과

	구글 드라이브	오피스 365 비지니스
공개범위	권한 공개 범위 : 링크로, 사용자, 웹	권한 공개범위 : 회사 공개,
공개권한	편집, 보기 문서에 하나의 권한만 부여 가능 링크로 모든 개체 공유 가능	팀원 보기, 팀원 편집, 편집, 보기 문서에 여러 권한을 가진 공개링크 생성 가능 폴더 공유는 '사용자 추가'로만 가능 만료기간 설정 가능
용도	범용	비지니스용 (회사, 팀)
주수입원	광고	서비스비용

3. 결론

  예전 MS의 스카이드라이브는 정말 엉망이었습니다. 하지만 여러 해동안 많은 노력을 햇는지 점점 서비스가 세련되어 가고 있습니다. 

  또한 구글은 약관도 위협적입니다. 저장소의 모든 자료들을 구글이 마음대로 사용할 수 있다는 내용이 사실이라면 보안문서들은 절대 저장해서는 안될거 같습니다[1].

  따라서 이제 구글에서 MS 오피스 365로 옮겨가고 있는 중입니다. 만약 교육청과의 계약이 끝나 서비스가 종료된다고 하더라도 조회는 가능하다고 하니, 자료 분실의 걱정은 하지 않아도 될거 같습니다.

■ 출처

[1] 구글 드라이브. 위험한 약관, 이상한 해명(페이퍼북) : 

http://www.appleblog.co.kr/%EA%B5%AC%EA%B8%80-%EB%93%9C%EB%9D%BC%EC%9D%B4%EB%B8%8C-%EC%9C%84%ED%97%98%ED%95%9C-%EC%95%BD%EA%B4%80-%EC%9D%B4%EC%83%81%ED%95%9C-%ED%95%B4%EB%AA%85/