학년업무에서의 스마트 워크 #1 : 공용 엑셀문서 만들고 공유하기

학년업무에서의 스마트 워크 #1 : 공용 엑셀문서 만들고 공유하기

서울의 많은 초등학교들이 혁신학교처럼 업무전담팀 체제로 바꾸어가면서 학년단위의 업무가 더욱 중요해지고 있습니다. 다양한 교육활동에서 동학년 선생님들의 협업이 많아질 수록 스마트 워크가 유용해지고 있습니다. 지금부터 몇년간 학년부장과 특수부장으로서 스마트 워크로 업무를 진행하며 좋았던 점들을 공유하겠습니다.

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1. 학년 공용 엑셀 문서의 중요성

· 효율성과 효과성 : 학년의 주요 사항들을 동학년 선생님들이 동시에 만들기 때문에 시간대비 효율이 높으며, 각 반에 해당하는 내용을 직접 입력함으로써 효과도 높아집니다.

· 업무의 일관성 : 학년에서 공유할 일들이 상당히 많기 때문에 머리 속에 일일이 기억한다는 것은 대부분(특히 저) 힘들 수 밖에 없습니다. 지난 내용을 잊었더라도 필요할 때마다 찾아서 볼 수 있기 때문에 업무를 일관적으로 추진할 수 있습니다.

2. 학년 공용 엑셀 문서 만들기

① 원드라이브 로그인 : https://onedrive.live.com

② 학년 폴더 만들기 : 새로만들기 - 폴더 - 학년업무

③ 2017학년도 폴더 만들기 (학년 공유 폴더) : 나중에 학년 선생님들과 공유

④ (2017년도 6학년 폴더에) 엑셀문서 만들기

⑤ 이름 바꾸기 : 2017 학년 각종사항

⑥ 문서 공유 : 주로 링크 공유 (가입한 선생님과는 사용자 공유)

⑦ 바탕화면 바로가기 만들어 다른 선생님들께 보내기

⑧ 필요한 항목만큼 쉬트 생성 : 윤독도서 현황, 독서주간 수상자, 각반 교육 신청 등

3. 마치며

스마트 워크가 별거 아니네 라고 생각하실거 같습니다. 사실 별거 아닙니다. 간단하게 각 사용자들의 컴퓨터 속에만 저장된 파일들을 실시간으로 공유하는 원리입니다. 하지만 하나하나 이렇게 누적하다보면 업무 진행 과정에서 줄어드는 시간과 높아지는 정확성, 그리고 학년 전체의 일관성이 유지되기 때문에 대단한 일이 될 수 있습니다. 일단 이렇게 공용문서를 만들었습니다. 다음 글에서는 이 문서를 통해 할 수 있는 일들을 안내하겠습니다.