구글 드라이브로 보고자료 수집하기

  현재 학교에는 갖가지 보고를 명령하는 공문들이 도착하고 있습니다. 심지어 당일 3시간 이내에 보고해야하는 공문들도 있습니다. 컴퓨터 대수는 몇 대이고, 어떤 연수는 몇명이 받았는지 조사하는 것이 교사의 업무와 무슨 연관이 있을까요? 왜 이것 때문에 담당계원 선생님과 부장 선생님들은 불평을 해도 모자를 판에 불평을 들으면서 수업시간에 집중하여 보고자료를 작성해야 할까요? 이런 것에 대해 불만을 쏟아봤자, 제 손만 아프니 결론적으로 보고자료를 쉽게 수집하는 방법을 알려드리겠습니다.
  컴퓨터에 미숙하신 선생님들이라도 쉽게 협업에 동참시킬 수 있으니 일단 한번 해보시면 빠져드실거라 장담합니다. ^^*

1. 현재 학교 보고 공문 수집 체계

  ① 공문 내용(양식)을 전체 선생님들에게(적어도 50명) 메신져로 전파
      또는 전교를 대상으로 음성 방송
      또는 모든 반에 쪽지 돌리기
      또는 선생님이 전반 돌아 다니기 등

  ② 답신이 도착할 때마다 '보고 형식'에 복사 혹은 입력

▶  문제점 : 보고 자료를 수집하기 위한 잡무가 너무나 많고 복잡하고 때론 터무니 없습니다. 계원이 메시지만 보내면 메시지                  내용을 해석해서 보고 자료에 입력해야 하고, 양식을 보내면 일일이 열어서 복사를 하고, 붙여야합니다. 그 과정에                  오류가 날 가능성이 있습니다.

2. 구글 드라이브(Google Drive, drive.google.com) 소개

  구글 드라이브(옛 문서도구)는 구글의 웹 기반 서비스로서, 워드 프로세서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 그림 등 기능이 제공됩니다[1]. 동시에 여러 사람이 작업 가능하며, 웹 기반이기 때문에 인터넷을 연결할 수 있는 어떠한 장치에서도 사용 가능합니다.

3. 단계

  ① 구글 문서 도구에 로그인 한다. (구글 드라이브 바로가기)

  ② 스프레드쉬트를 생성한다.

  ③ 제목을 입력하고 보고공문 형식과 비슷하게 표를 꾸민다.

    (사용법은 엑셀과 비슷하기 때문에 마우스를 이용하면 부담없이 사용가능 합니다.)
 
  ④ 공유 설정을 '링크가 있는 모든 사용자에게 공개'하고, 링크를 복사한다

  ⑤ 메신져로 간략한 보고 내용 설명과 링크를 전송한다.

  ⑥ 각 선생님들이 입력한 내용을 보고서 형식에 복사한다.

  ⑦ 업무종료시 공유 설정을 '비공개'로 변경한다.

4. 장점

  보고 자료의 형태는 대부분 단순한 표입니다. 복사하기 쉽도록 보고 형식에 맞게 구글 닥스에 스프레드쉬트를 생성하고, 메신져로 링크와 간략한 설명을 보내면 더욱 빠르고, 정확하게 보고 자료를 만들기 쉽습니다.
  또한 이메일이나 구글 계정을 통한 협업 방식이 아니라 '단순 링크'만 있으면 되므로, 컴퓨터가 어려우신 분들도 쉽게 입력할 수 있습니다.

  마지막으로 스마트폰이나 태블릿 PC등에서도 링크만 있으면 확인 및 입력이 가능하므로 어디서나 입력이 가능합니다.

5. 단점 및 유의점

  클라우드에 올려진 데이터를 이용하다보니 보안이 가장 큰 문제입니다. 해당 문서의 링크만 있으면 누구나 보거나 수정할 수 있으므로 링크 관리를 철저히 하셔야 합니다. 업무가 종료되면 공유 설정을 비공개로 바꾸어야 합니다.
  또한 이용자들의 '선의지'도 중요합니다. 다른 사람의 부분을 악의적으로 지우거나 수정한다면 제대로 된 업무를 처리하기 힘듭니다.

6. 응용 가능한 업무

  ① 학년 수상대장

  ② 학교행사 추진 테이블

  ③ 영재 선발 점수 합계 등

<양식 #1>

<양식 #2>

<양식 #3>

④ 각학년 학습자료 수집 및 신청


5. 결론

  잡무 시간을 경감하여 교육에 더욱 시간을 쏟는게 어떨까요? ^^

## 참고자료 ##

[1] 위키백과_구글문서도구 http://ko.wikipedia.org/wiki/%EA%B5%AC%EA%B8%80_%EB%AC%B8%EC%84%9C%EB%8F%84%EA%B5%AC