구글 캘린더와 스마트폰으로 학교 일정 효과적으로 공유하기 #1 : 캘린더 생성, 일정 등록, 수정 및 공유

스마트 폰은 내 손안의 비서라고 할 수 있습니다. 현재 시간 뿐만 아니라 사용자가 등록한 각종 일정을 시간에 맞게 알려주어 적절한 시기에 조치할 수 있게 도와주기 때문입니다. 학교 업무에도 이를 응용한다면 각종 잡무에 바빠도 잊어버리는 일이 줄어들 수밖에 없기 때문에 매우 실용적인 기능이라고 할 수 있습니다.

하지만 모든 교직원들이 각자 일정을 자신의 기기에만 입력한다면 공통적인 학교 일정들은 매번 중복되어 전체 교직원들의 입장에서 많은 시간이 낭비될 수 밖에 없습니다. 만약 한 사람이 입력한 일정을 다른 사람과 공유할 수 있다면 얼마나 편리할까요?

구글 캘린더(Google Callender)는 구글의 서비스중 하나로 사람들과의 일정공유가 매우 쉽습니다. 안드로이드 OS(Android OS)를 개발한 구글의 서비스이므로 삼성의 갤럭시 시리즈, LG의 옵티머스 시리즈, 팬텍의 베가 시리즈 등 모든 안드로이드 스마트폰을 구입한 사람들은 별도의 어플을 설치하거나, 새로 계정에 가입하지 않아도 됩니다. 특히나 나이 있으신 분들은 스마트폰에 어려움을 많이 느끼시는데, 기본 서비스라는 점은 큰 장점이라고 생각합니다.

저는 일상중 자주 깜빡하기 때문에 기억이 필요한 내용들은 구글 캘린더에 꼼꼼하게 입력하고 있습니다. 어차피 입력하는 내용을 많은 분들과 공유한다면 학교 전체 업무가 효율적으로 운영되는데 도움이 될 것입니다. 기쁜 마음으로 월중행사표 내용과 새로  알게 된 행사들을 즉시 입력하고 있습니다. 

1. 캘린더 개요

① 내 캘린더에서는 달력에 보일 캘린더를 선택합니다. 각 캘린더는 일종의 레이어로서 각 캐린더에 해당하는 일정들이 셀로판지가 겹치듯이 달력에 표시됩니다.
② 달력 형식을 결정합니다. 특히 일정 목록을 누르면 달력 없이, 목록만 화면에 뜨게 됩니다.
③ 할일 목록은 달력과 별도로 할일 목록을 입력할 수 있는 곳 입니다. 아웃룩과는 다른 점이 왼쪽 상자를 체크해도 할일 목록이 보이지 않게 되지 않아 완료한 일들은 수동으로 지우고 있습니다. 만약  체크 했을 때 사라진다면, 언제 그 일을 했는지 검색이 가능할 텐데 가장 아쉬운 부분입니다.

<구글 캘린더 개요>

일정 목록을 누르면 다음과 같이 나옵니다.

<일정 목록>

2. 캘린더 사용법

  2.1. 캘린더 생성하기

캘린더는 일정을 분류할 수 있는 목록으로 레이어처럼 표시됩니다. 저 같은 경우에는 '공통 학교 행사'에는 모든 교직원들이 알면 좋은 종류의 일정을, 담당 학교 행사에는 특히 제가 해야 하는 학교 일을, 아람단은 아람단에서의 일을, 학급에서는 학급에서의 일을 입력하고 있습니다.

① 내 캘린더 옆의 ▽를 누릅니다.
② '새 캘린더 만들기'를 누릅니다.

① 캘린더 이름을 씁니다.
② 설명을 씁니다. (생략 가능)
③ 시간대를 선택합니다. 여기는 대한민국입니다.
④ 캘린더를 공개로 할지 결정합니다. 공개로 되면 다른 사람들이 검색하여 자기 캘린더로 추가할 수 있습니다.
⑤ '캘린더 만들기'를 눌러 생성을 완료합니다.

  2.2. 일정 등록 하기

마우스로 달력을 드래그 하여 입력하는 방법입니다. 수동으로 만들기 원한다면 '만들기'를 누르시면 됩니다.

① 2시와 3시 사이를 드래그 합니다.

② 내용을 입력하고, '아람단'을 선택합니다. 입력이 완료되면 아래에 있는 일정 만들기를 누릅니다.

③ 일정이 입력된 모습입니다.

  2.3. 일정 수정 하기

입력시 실수가 있었다면 언제든지 수정이 가능합니다. 다음은 매주 있는 종례처럼 반복적인 행사가 있을 때 설정하는 방법입니다.

① 해당 일정인 '종례'를 더블클릭 합니다.

② '반복'을 누릅니다.

③ 내용을 어울리게 입력합니다. 각 부분이 의미하는 대로 입력하면 됩니다.
④ 내용이 완료되었으면 설정을 누릅니다.

⑤ 저장을 꼭 눌러야 합니다.

  2.4. 일정 공유하기

일정 공유야 말로 구글 캘린더의 핵심기능입니다. 사람들과 공유를 쉽게 할 수 있습니다. 이 때 스마트폰과 연동되는 구글 계정이 필요합니다.

① 공통학교행사 캘린더 오른쪽의 ▼을 누릅니다.
② 이 캘린더 공유하기를 선택합니다.

③ 일정을 추가할 사용자의 스마트폰과 연동되는 구글 계정을 입력합니다.
④ 사용권한을 설정합니다.
⑤ '사용자를 추가'를 누릅니다.
⑥ 만약 삭제하고 싶은 사용자가 있으면 휴지통 모양을 누릅니다.
⑦ 캘린더를 공개로 할지 설정합니다.
⑧ 저장을 꼭 눌러야 합니다.

이제 PC에서의 기초작업은 마쳤습니다. 다음에는 스마트폰에서의 동기화 및 일정 입력에 대해 소개하겠습니다. ^^