온라인 오피스로 학교업무분장 줄이기

온라인 오피스로 학교업무분장 줄이기

정보교육부장 개인으로서 수년간 고민해왔던 스마트 워크를 올해부터는 학교 전체 업무의 효율^[각주:1]과 효과^[각주:2]를 높이려고 노력하기 시작했습니다. 협업을 해야만 하는 업무의 선생님들께 스마트 워크를 홍보하는 중 청소계 선생님과 함께 하게 되었습니다.

1. 업무분장

  모든 학교에서는 학생들을 교육시키는 고유의 기능 이외에도 학교를 운영해야하는 다양한 업무분장을 운영하고 있습니다. 교육 이외의 업무는 잡무라고 할 수 있으며, 많은 선생님들은 잡무를 처리하고 있습니다. 

2. 청소계 업무 처리 과정과  스마트 워크 처리 과정

2.1. (기존) 청소계 업무 처리 과정

  ① 각 교실 및 사무실 청소도구 수합 : 메신져로 직접 내용이나 파일 수합, 학급 또는 학년 회람

  ② 주문 : 수합한 내용 모아서 교무행정실무사 전달 및 구입

  ③ 분배 : 정리한 내용을 보고 해당 반 분배

  ※ 처리시간 : 일주일 이상

2.2. 스마트워크 처리과정 (3단계 : 담당자가 쉬트 작성 - 해당자가 내용 작성- 교무행정실무사 구입 및 분배)

  ① 수합 : 원드라이브에 온라인 쉬트와 작성요령 작성, 메신져로 링크 공유

    ①-1. 원드라이브 로그인 : http://onedrive.com

    ①-2. 원드라이브에서 파일을 관리할 때 폴더를 사용하면 편리함. 폴더 생성.

<폴더관리 예시>

    ①-3. 해당 폴더에 엑셀 통합 문서 생성.

    ①-4. 엑셀파일 이름 변경 : 위쪽 가운데의 '통합문서1'을 눌러 '청소용품조사'로 변경

    ①-5. 작성 대상자들이 어떤 내용을 입력해야하는지 정확히 알 수 있도록 칸을 구분합니다. 해당 셀에 색을 지정해서 시인성이 좋게 만들어야 작성하기도 편하고, 해석하기도 편합니다. 함수를 정확하게 지정해야 수합이 편리합니다.

      ①-5-1. 교실칸, 소계, 전체 통계칸 작성 및 함수 입력 : 소계합 및 소계들의 합

      ①-5-2. 교과교실칸 작성

      ①-5-3. 사무실칸 작성

      ①-5-4. 작성한 문서 전체

청소용품조사.xlsx

    ①-6. 권한을 로그인 없이도 편집가능하게 하여 계정이 없는 사람도 편집이 가능하게 합니다.

    ①-7. 메시지로 문서 링크를 보내면서 작성 요령을 명확히 안내하여 정확한 내용을 입력할 수 있도록 이해시켜야 합니다. 특히 작성기한을 제시하는 것은 업무시간을 단축시키는 요령입니다.

    ①-8. 대상자들은 자신의 컴퓨터에서 필요한 만큼 입력합니다. (위 그림들 참고)

  ② 주문 : 쉬트 복사후(백업) 교무행정실무사에게 전달 및 구입

    - 백업하는 이유는 나중에 입력하여 업무에 차질이 생기는 일이 없도록 증거자료를 만드는 것입니다.

    - 또는 링크의 편집권한을 삭제하고, 교무행정실무사를 직접 사용자 공유시키면 됩니다.

  ③  분배 : 주문 및 분배 과정을 쉬트에 입력

    ※ 처리시간 : 일주일 이내

3. 온라인 오피스 처리 효과

  수합 및 정리가 동시에 되어 처리 시간과 업무 양이 줄어들었습니다. 실제로 동학년 회의나 회람, 메시지, 전화 등이 줄었습니다.

  처리 과정을 투명하게 공개할 수 있습니다. 언제 무엇이 오는지 시트만 보면 알 수 있기 때문에 불필요한 질문이 줄어들 수 있습니다.

  당연한 이야기지만 업무시간이 줄어들기 때문에 학생들에게 집중할 수 있는 시간이 늘어났습니다.

4. 기대점

  업무를 효율적으로 진행할 수 있어 몇몇 업무분장을 줄일 수 있을 것입니다. 특히 청소계와 같이 단순히 수합, 구입, 분배의 일을 해야하는 업무는 충분히 대체가능할 것 같습니다. 

  업무를 집중하여 처리하는 혁신학교 방식의 업무분장을 운영하는 학교에서는 특히 유용할거 같은 생각이 듭니다.

5. 마치며

  잡무들은 학교운영에 꼭 필요한 일입니다. 하지만 학생 교육의 의무와 책임이 있는 선생님들이 이외의 업무에 본업을 소홀히 할 수 밖에 없는 학교행정시스템이 문제라고 생각합니다. 근본적인 원인을 해결하지 않고 잡무처리를 선생님과 몇몇 실무사들로 이루어진 업무전담팀에 전가하는 혁신학교 방식도 문제일 수 밖에 없습니다.

  이런 상황에서 스마트 워크를 이용하여 업무시간을 줄인다면, 우리 고유의 교육업무를 더 집중할 시간이 더 확보될 것입니다. 

1. 시간 대비 업무 처리량 [본문으로]
2. 업무 처리의 정확성 [본문으로]