MS 오피스 365로 자료집계시스템 보고자료를 효율적으로 수집하기

MS 오피스 365로 자료집계시스템 보고자료를 효율적으로 수집하기

오피스 365를 이용하여 자료집계시스템 보고자료를 편하게 수집하는 방법입니다.

1. 현재 방법

  자료집계시스템에 보고해야하는 문서가 있으면 주로 선생님들께 메신져로 문의합니다. '해당 하는 분들 연락주세요'라고 하면 다음과 같은 문제점이 발생합니다.

  ① 해당 선생님들께 추가로 필요한 내용을 요청..

  ② 자세히 보니 입력해야하는 내용이 누락되어 필요한 항목 메신져로 재요청.

  ③ 수집한 내용들이 자료집계시스템 보고 형식으로 정리되지 않음.

2. 편하게 수집하는 방법

  2.1. 방법요약

    ① 자료집계시스템 문서를 엑셀로 저장

    ② 원드라이브에 엑셀 문서 올리기

    ③ 엑셀문서 공유 설정

    ④ 메시지로 안내 내용 및 엑셀문서 링크 전송

    ⑤ 완료후 자료집계 입력 및 기안

  2.2. 세부 방법 

    ① 자료집계시스템 문서 엑셀로 저장 

    ② 원 드라이브 - 업로드 - 해당파일 (2015 과학교육 발전계획 수립 공청회 신청자 명단) 선택

    ③ 원드라이브에서 해당 파일 선택

    ④ 공유 누르기

    ⑤ 공유방식 설정 →  링크 편집 - 로그인 불필요 누르기 → (작성됨) 표시

    ⑥ 링크 주소 복사 : 주소 누르고 → 마우스 오른쪽 버튼 → 복사

    ⑦ 메시지 내용 쓰기(⑥의 주소 포함) → 보내기

3. 결론

  담당자 입장에서 보면 초기 작업이 이전보다 번거롭긴 하지만 그 이후에는 해당 항목들을 담당 선생님들이 양식에 맞게 각자 입력하기 때문에 전체적으로 보면 더욱 효율적입니다.

  또한 비담당자들의 입장에서도 메시지에 회신을 했는데, 누락된 내용이 있다며 다시 알려달라는 두번째 메시지를 받을 필요도 없고, 업무처리과정을 이전보다 잘 알 수 있기 때문에 업무의 책임감이 커진다고 볼 수 있습니다.

끊임없이 처리해야하는 자료집계문서의 자료들을 좀더 효율적으로 처리하고 교육에 더 집중해보는건 어떨까요? ^^*

4. 추신

  만약 위 파일처럼 신청자들이 없을거라 예상이 된다면 그냥 메시지만 보내는 것이 더 효율적일 수 있습니다. ^^;;