오피스 365 비지니스를 통해 효율적으로 필요학습준비물 조사, 수합하기

오피스 365 비지니스를 통해 효율적으로 필요학습준비물 조사, 수합하기 (스마트워크)

  초등교육은 의무교육으로서 학교수업에 필요한 준비물을 제공해야할 의무가 있습니다. 여러 교과의 다양한 주제들을 다루고 있는 학습내용에 따라 많은 준비물이 필요한 형편입니다. 하지만 학습준비물비는 비용이 제한적이므로 적절한 물품만 구매해야합니다. 해당학년 혹은 전교 선생님들과 힘을 합쳐 준비물들을 조사한다면 학생들에게 도움이 되는 물품들을 살 가능성이 높아집니다.

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1. 현재 학습준비물 조사, 수합 방법

 1.1. 메신져를 통한 조사

  교과별로 필요한 물품들을 보내달라는 메시지를 보내는 방법이 있습니다. 하지만 수합결과양식이 통일되지 않고, 참여하지 않는 선생님으로 인해 '무임승차자'와 '일벌레'가 나타나 조사과정이 쉽지않을 것입니다.

 1.2. 직접 모여 협의

  이 방법도 정해진 시간에 모두 모여 한학기 학습준비물을 조사합니다. 갑자기 같은 장소에 모여야 하고, 짧은 시간 안에 준비물들을 찾아야 하기 때문에 필요한 물품을 살 가능성이 높다고 볼 수 없습니다.

 1.3. 메신져로 양식을 안내하고 수합

  이 방법은 그나마 세련되었습니다. 하지만 학생들의 질문과, 메신져의 홍수, 사람의 수작업인 복사하기의 실수 가능성 때문에 언제든지 오류 가능성이 있습니다.

2. 절차 및 방법

 2-1. 절차 및 방법 요약

  ① (담당자) 양식 제작 : 입력하는 내용과 칸을 상세하게, 함수 포함시켜서

  ② (담당자)공유방식 설정

  ③ (담당자)메신져로 양식 링크 전송

  ④ (각 선생님) 필요 준비물 입력

  ⑤ (담당자) 수합 완료후 교무행정지원사에게 링크 제공

  ⑥ (교무행정지원사) 품의, 주문

  ⑦ (담당자) 수령후 배부 : 진행사항 입력

 2-2. 세부 방법

 ① 양식 만들기

   새로만들기 - 엑셀 통합문서

   이름 바꾸기 (파일 - 다른 이름으로 저장 - 이름바꾸기) : 2015 5학년 각종사항

 쉬트 이름 바꾸기 : (화면 아래의 쉬트 위에서 오른쪽 마우스 누르기) - 이름 바꾸기 : 2학기 2차 학습준비물

 

학년반, 교과, 항목, 규격, 수량, 예상단가, 배송비, 예상금액, 링크, 비고, 칸 만들기 - 칸(가로) 조정 - 예시자료 작성 - 계 - 색 지정

서식 설정 {자열(수량, 예상단가, 배송비, 예상 금액 등) 자리수 지정 (자동 오른쪽 정렬, 가운데 정렬시 오른쪽 정렬 필요)}

     : 블록 설정(D~G열) - 쉼표 누르기

서식지정 (문자열만 가운데 정렬)  블록설정(A~C열)) : '가운데 정렬' 누르기 → H~I열 동일

함수지정 : 예상금액칸에서 '=d4*e4+r4' 입력 (예상금액 = 수량 x 예상단가 + 배송비)

동일 함수 채워 넣기 : 함수칸부터 아래로 블록 - 'Ctrl + D' 누르기 (채워넣기)

    

함수지정 : 계 칸에 '=sum(g4:g23)' 입력 (g4칸부터 g23칸까지 더하기)

예산현황에 현재 예산 금액 쓰기 - 잔액칸에 함수 지정 '=i3-i6' (예산잔액-현재금액 합계)

  ② (담당자) 공유방식 설정 : 공유 누르기 (오른쪽 위)

링크가져오기 - '링크보기 - 로그인 불필요' 선택 

링크 누르기- 복사하기(마우스 오른쪽 버튼) - 닫기

③ (담당자)메신져로 양식 링크 전송 : 메시지 작성 - 링크 붙여넣기 - 전송

④ (각 선생님) 필요 준비물 입력

⑤ (담당자) 수합 완료후 교무행정지원사에게 링크 제공

⑥ (교무행정지원사) 품의, 주문

⑦ (담당자) 수령후 배부 : 비고에 진행사항 입력 (품의, 주문, 수령, 분배 등)

3. 효과 및 결론

  이 방법을 적용한 결과 많은 장점이 있었습니다.

  가장 먼저 저의 실수를 줄일 수가 있었습니다. 많은 선생님들께서 필요로 하시는 많은 준비물을 빠짐없이 주문할 수 있었습니다. 또한 구입 바로가기 제공으로 교육적으로 보면 선생님이 찾으신 물건 주문이 가능하고, 행정적인 측면으로 보면 엑셀의 셀 안에 링크(바로가기)기능 지원으로 행정사가 해당물품을 찾아야하는 번거로움이 줄어들었습니다.

  그리고 준비물 구입 계획 단계에서 정확한 비용 산출 가능하여 예산 사용계획이 정확해 졌습니다. 사용금액이 예산을 넘어가도 문제가 되는데 이런 문제점이 사라졌습니다. 이런 처리의 모든 과정을 선생님들께 공개함으로써 처리 과정을 투명하게 진행할 수 있게 되었고 준비물이 언제 도착하느냐 등등의 불필요한 질문이 많이 없어졌습니다. 

  웹오피스를 통한 협업으로 업무의 모든 처리 과정을 효율높게 진행하였습니다. 선생님들이 입력해야하는 부분을 명확하게 지정하는 고민만 한다면 참여하는 모든 사람들이 더욱 편하면서도, 정확하게 일할 수 있을 것입니다.

앞으로 더 다양한 분야에서 스마트 워크를 통한 협업이 일어날 수 있도록 노력해야겠습니다. ^^